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Sämtliche Angaben zu jedem einzelnen Foto sind in den Filmnotizbüchern (Negativlisten) detailliert verzeichnet. Zur Struktur der Filmnotizbücher:

• Archiv-Nr. (Kennzeichen)
• Film-Nr.
• Apparat
• Einstellung (z. B. Filter)
• Filmmaterial (mit detaillierten Angaben zur Entwicklung)
• Hilfsmittel
• Blende
• Geschwindigkeit (Verschlusszeit)
• Entfernung
• Datum
• Uhrzeit
• Motiv sowie sonstige Angaben

Folgende Formate werden bei der Archiv-Nr. unterschieden:

• Kleinbildnegativ (nur Nummer)
• Kleinbilddiapositiv (KD plus separate Nummer)
• Mittelformat- oder Rollfilmnegative  (RF plus separate Nummer)